Polisi Preifatrwydd Beacon

Mae’r datganiad preifatrwydd hwn yn disgrifio sut mae Beacon Cymru yn dangos ei ymrwymiad i breifatrwydd. Mae'r canlynol yn datgelu'r arferion casglu a dosbarthu gwybodaeth ar gyfer y wefan hon.

Rydym wedi ymrwymo i amddiffyn preifatrwydd a diogelwch gwybodaeth bersonol y bobl rydyn ni'n gweithio gyda nhw ac i bwy rydyn ni'n darparu gwasanaethau. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn disgrifio beth a sut rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am y bobl hyn, yn unol â'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018.

Mae Beacon Cymru Group Limited, (“Beacon”), yn “rheolwr data”. Mae hyn yn golygu ein bod yn gyfrifol am benderfynu sut rydym yn cadw ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol pobl. Mae’n ofynnol i ni o dan ddeddfwriaeth diogelu data i gyhoeddi’r hysbysiad preifatrwydd hwn i egluro pethau fel: pa wybodaeth sydd gennym, sut rydym yn ei defnyddio, am ba mor hir rydym yn ei chadw ac yn bwysig, pa hawliau sydd gan wrthrychau data o ran ein defnydd o’u gwybodaeth .

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhan o unrhyw gontract neu gytundeb meddiannaeth a gallwn ddiweddaru'r hysbysiad hwn ar unrhyw adeg. Diweddarwyd y polisi hwn ddiwethaf ym mis Hydref 2020.

Mae hysbysiad ar wahân yn bodoli ar gyfer gweithwyr Beacon Cymru Group Limited.

Mae’n bwysig eich bod yn darllen yr hysbysiad preifatrwydd hwn a dogfennau cysylltiedig, ynghyd â gwybodaeth ym mholisi diogelu data Beacon fel eich bod yn ymwybodol o sut a pham rydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol pobl.

Amdanom ni

Grŵp Beacon Cymru Cyfyngedig

3ydd Llawr, 220 Stryd Fawr

Pentref Trefol

Abertawe

SA1 1NW

Ffôn: 01792 479200

Ein Swyddog Diogelu Data yw Paul Wood. Cliciwch yma i gysylltu â Paul.

Mae'r rhan fwyaf o'r data personol a broseswn yn wybodaeth a ddarparwyd inni gan y bobl eu hunain, neu a ddarparwyd mewn cysylltiad â thenantiaethau presennol, neu geisiadau tai neu swyddi newydd. Gallai hyn gynnwys gwybodaeth fel enw, cyfeiriad, rhifau ffôn, dyddiad geni a manylion cyfrif banc ac ati.

Lle mae Beacon yn cynnig gwasanaethau ychwanegol, fel cymorth tenantiaeth sy’n gysylltiedig â thai neu gynllun City Wheels, bydd y wybodaeth y mae angen i ni ei chadw a pham, yn cael ei hesbonio ar ddechrau’r broses. Weithiau byddwn yn cael gwybodaeth gan 3ydd parti am bobl wrth ddarparu’r rhain a gwasanaethau eraill, a phan fyddwn yn gwneud hynny byddwn yn fwy na pharod i egluro hyn a lle bo’n bosibl byddwn yn sicrhau bod y wybodaeth hon ar gael i’r bobl berthnasol ei gweld.

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol mewn amrywiaeth o ffyrdd, er enghraifft:

• Ceisiadau a wneir i ni am dai a gwasanaethau cysylltiedig
• Gwybodaeth a ddarperir i ni gan breswylwyr presennol a'u cartrefi
• Dogfennau adnabod a ddarperir i ni gan ymgeiswyr a thrigolion presennol
• Gwybodaeth a ddarperir mewn cyfweliadau a chyfarfodydd Gwybodaeth a ddarperir gan drydydd parti fel darparwyr gofal, yr awdurdod lleol neu'r Heddlu
• Gwybodaeth a ddarperir i ni gan feddygon a chan weithwyr proffesiynol meddygol a iechyd galwedigaethol
• Gwybodaeth gan asiantaethau budd-daliadau fel DWP a'r awdurdod lleol.
• Gwybodaeth gan weithwyr proffesiynol eraill y gallwn eu cyflogi ee Therapyddion Galwedigaethol
• Gwybodaeth o systemau mynediad drws, teledu cylch cyfyng, a systemau rheoli mynediad
• Gwybodaeth o systemau olrhain cerbydau lle bo hynny'n briodol
• Gwybodaeth mewn perthynas â gosod rhai o'n hanheddau masnachol

Mae llawer o'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i phrosesu wedi'i nodi yn y Cofnod o Weithgaredd Prosesu ROPA sydd ar gael fel rhan o'r polisi diogelu data. Dylid cyfeirio unrhyw gwestiynau penodol yn hyn o beth at y Swyddog Diogelu Data.

Os oes gan unrhyw un gwestiynau erioed ynglŷn â pha wybodaeth sydd gennym amdanyn nhw a ddaeth i law 3ydd partïon, byddwn yn hapus i drafod hyn ymhellach.

Bydd yr holl ddata personol yn cael ei storio'n ddiogel.

Rydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys unrhyw gategorïau arbennig o wybodaeth bersonol am resymau, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Rheoli cyfrifon tai gyda Beacon yn unol â thelerau'r cytundeb meddiannaeth perthnasol
• Monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth yn unol â'n polisïau a'n deddfwriaeth fewnol
• Darparu gwasanaethau ychwanegol yn unol â chais preswylwyr neu 3ydd partïon.
• Prosesu ceisiadau am dai.
• Gwella'r gwasanaeth neu'r profiad mae trigolion a rhai trydydd parti yn ei gael gan Beacon.
• Delio â chwynion

Rydym yn prosesu'r wybodaeth hon naill ai oherwydd ei bod yn angenrheidiol inni wneud hynny neu oherwydd bod deddfau sy'n caniatáu inni, neu sy'n ei gwneud yn ofynnol i ni, ei phrosesu. Bydd ein sail gyfreithiol ar gyfer storio a phrosesu eich data yn amrywio yn dibynnu ar y sefyllfa ond fel rheol bydd yn un o'r canlynol:

Dyma lle na fyddem yn gallu cwrdd â thelerau ein contract gyda chi heb brosesu'ch data. Enghreifftiau o hyn fyddai lle rydych chi'n gwneud cais i fod, neu eisoes yn rhentu cartref gennym ni ac mae angen eich manylion arnom er mwyn casglu taliadau rhent.

Mae Beacon yn gweithio'n barhaus i wella'r gwasanaethau y mae'n eu cynnig i breswylwyr. Yn aml er mwyn gwneud hyn rydym yn prosesu ac yn dadansoddi llawer o ddata sy'n ymwneud â'n gwasanaethau presennol. Gallai hyn fod yn bethau fel faint o amser a gymerodd i osod eiddo, i wneud atgyweiriad neu sut mae ein gwasanaethau yn cael eu graddio. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio’r sail hon i’ch gwneud yn ymwybodol o wasanaethau, digwyddiadau neu fentrau y credwn allai fod yn berthnasol i chi oni bai bod hyn yn cynrychioli marchnata uniongyrchol.

Rydym hefyd yn defnyddio'r sail Diddordeb Cyfreithlon ar gyfer prosesu mynediad i recordiadau teledu cylch cyfyng.

Mewn rhai achosion efallai y byddwn angen eich caniatâd er mwyn prosesu eich gwybodaeth bersonol. Pan fydd hyn yn berthnasol byddwn yn gwneud hyn yn glir i chi ac ni fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth oni bai eich bod yn cydsynio. Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd. Gallai enghreifftiau o bryd y gallem ddefnyddio eich caniatâd fod wrth dynnu ffotograffau neu fideo i'w defnyddio ar draws cyfathrebiadau Beacon.

Dim ond pan fydd gwir angen busnes i wneud hynny y gellir rhannu data preswylwyr / 3ydd parti yn fewnol gan y timau Tai, Cyllid a rheolwyr yn y meysydd busnes perthnasol.

Byddwn hefyd weithiau'n rhannu'ch data â thrydydd partïon penodol lle bo hynny'n briodol fel DWP, yr awdurdod lleol neu'r Heddlu. Rhennir eich data gyda'r cwmnïau hyn yn unol â'r GDPR a lle bo hynny'n berthnasol Deddf Diogelu Data 2018.

Rydym hefyd yn rhannu rhywfaint o'ch data personol â thrydydd partïon sy'n ein helpu i ddarparu ein gwasanaethau i chi. Gelwir y 3ydd partïon hyn yn 'broseswyr data' a dim ond pan fyddwn yn siŵr ein bod yn gweithio gyda chwmnïau parchus y mae'n ofynnol iddynt gadw'ch data yn ddiogel y byddwn yn gwneud hyn. Gallai enghreifftiau o hyn gynnwys gweithwyr atgyweirio neu asiantaethau cyfeirio credyd, a gwerthwyr TG sy'n ein helpu i storio ein data mewn lleoliadau canolfannau data diogel.

Efallai y bydd sefyllfaoedd pan fydd angen i ni rannu rhywfaint o'ch gwybodaeth â sefydliadau allanol (nad ydynt yn rhai prosesydd data). Lle bo hyn yn wir, byddwn ond yn gwneud datgeliadau o’r fath pan fyddant yn unol â’n pwerau neu rwymedigaethau o dan y GDPR neu pan fo’n ofynnol yn ôl y gyfraith. Mae rhai o’r sefydliadau y gallwn rannu gwybodaeth bersonol â nhw yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:

• Cynghorwyr cyfreithiol
• Gwasanaethau Brys
• Adrannau'r llywodraeth gan gynnwys awdurdodau lleol
• Asiantaethau gwirio credyd fel Experian
• Cynghorwyr lles
• Gweithwyr proffesiynol meddygol
• Cymdeithasau tai eraill
• Darparwyr cyfleustodau
• Cwmnïau ymchwil marchnad at ddibenion cynnal arolygon boddhad cwsmeriaid ar ein rhan

Rydym yn sicrhau bod y sefydliadau uchod ac unrhyw rai eraill y gallem rannu gwybodaeth â nhw yn deall bod yn rhaid i wybodaeth bersonol a ddarperir gael ei defnyddio am y rhesymau a nodir yn unig a bod yn rhaid ei chadw'n ddiogel. Mae ein perthynas â rhai o'r sefydliadau hyn hefyd yn rhwym i gytundebau rhannu data cytundebol.

Mewn rhai achosion efallai y bydd gofyn yn gyfreithiol i ni ddarparu gwybodaeth i un o'r sefydliadau eraill hyn - er enghraifft, mewn rhai amgylchiadau efallai y bydd gofyn i ni ddarparu gwybodaeth am fudd-daliadau tai i awdurdod lleol neu adrannau llywodraeth ganolog.

Ni fyddwn byth yn gwerthu eich gwybodaeth bersonol i drydydd partïon a byddwn yn gwneud ein gorau i beidio ag anfon gwybodaeth farchnata os nad yw pobl yn dymuno ei derbyn.

Trosglwyddo data o'r DU i'r AEE a gwledydd eraill, ar ôl Brexit.

Gadawodd y DU yr UE ar 31 Ionawr 2020. Daeth y cyfnod trosglwyddo i ben ar 31 Rhagfyr 2020. Mae hyn wedi newid y rheolau ar sut y gall data adael a dod i mewn i'r DU yn gyfreithlon ac yn briodol.

Mae Beacon yn monitro'r canllawiau a gyhoeddir gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar y mater hwn o bryd i'w gilydd.

Os bydd gan unrhyw un unrhyw gwestiynau neu bryderon ynghylch eu data yn gadael y DU drwy Beacon, yna cysylltwch â'r DPO os yw'n gyfleus i chi, i drafod ymhellach.

Rydym yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif. Mae gennym bolisïau a rheolaethau mewnol ar waith i geisio sicrhau nad yw eich data yn cael ei golli, ei ddinistrio, ei gamddefnyddio neu ei ddatgelu ar ddamwain, a dim ond wrth gyflawni eu rôl y mae staff yn ei gyrchu. Darperir hyfforddiant staff. Rydym yn cyfyngu mynediad i'ch gwybodaeth bersonol i'r rhai sydd â busnes dilys y mae angen iddynt wybod, ac mae'r rhai sy'n prosesu eich gwybodaeth yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd. Pan ddefnyddiwn drydydd partïon i brosesu data personol ar ein rhan, maent yn gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig, o dan ddyletswydd cyfrinachedd ac mae'n ofynnol iddynt weithredu mesurau technegol a sefydliadol priodol i sicrhau diogelwch eich data.

Pe bai toriad data personol sy'n debygol o arwain at risg uchel o effeithio'n andwyol ar hawliau a rhyddid unigolyn, byddwn yn eu hysbysu, heb oedi gormodol. Os bydd angen, byddwn hefyd yn riportio unrhyw doriad data personol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, yn unol â'u canllawiau ar y materion hyn.

Mewn cysylltiad â rheoli cais am dai, os ydych yn aflwyddiannus, rydym yn cadw'ch gwybodaeth bersonol am gyfnod o hyd at flwyddyn ar ôl ei chyflwyno.

Os byddwch yn llwyddiannus yn eich cais ac yn cymryd tenantiaeth, byddwn yn cadw eich gwybodaeth yn ystod y cyfnod hwnnw ac am gyfnod o 6 blynedd ar ôl i chi beidio â bod yn denant i Beacon. Ar ôl 6 blynedd, byddwn yn cael gwared ar eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel. Pe bai’n rhaid i ni gadw unrhyw ran o’ch gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy na hyn, er enghraifft, ar rai o’n systemau cyfrifiadurol, byddwn yn gwneud pob ymdrech i’w gwneud yn ddienw.

Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Os ydych wedi cydsynio i'ch data gael ei brosesu a dyma ein sylfaen gyfreithlon ar gyfer prosesu, gallwch dynnu'r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg.

Yr hawl i gael eich hysbysu

Byddwn yn dweud wrthych mewn iaith glir a blaen pan fyddwn yn casglu, defnyddio, neu'n rhannu gwybodaeth amdanoch chi.

Yr hawl mynediad

Mae gennych hawl i wybod a gweld pa wybodaeth sydd gennym amdanoch chi. Gelwir cais ysgrifenedig yn “Gais Mynediad Pwnc”. Fel arfer, mae'n rhaid i ni ddarparu gwybodaeth cyn pen mis ar ôl eich cais.

Yr hawl i gywiro

Mae gennych hawl i gael cywiro gwybodaeth anghywir neu anghyflawn o fewn mis. Mae hyn yn cynnwys unrhyw wybodaeth rydyn ni wedi'i rhannu â chwmnïau eraill sy'n prosesu data ar ein rhan.

Yr hawl i ddileu

Gallwch ofyn am gael eich anghofio, ond ni fyddai hyn yn cael ei gadarnhau lle mae gennym hawl i ddal gwybodaeth.

Yr hawl i gyfyngu ar brosesu

Gallwch ofyn i ni roi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol os ydych chi'n herio cywirdeb neu ddefnydd y wybodaeth. Mae'n rhaid i ni roi'r gorau i brosesu'r wybodaeth hon nes ein bod wedi ei chywiro neu ei sefydlu, mae gennym hawl gyfreithiol i'w defnyddio.

Yr hawl i gludadwyedd data

Gallwch ofyn i wybodaeth benodol gael ei rhannu â sefydliad arall. Mae hyn ond yn berthnasol i wybodaeth a wneir trwy awtomeiddio ac nid yw'n berthnasol i'r wybodaeth a broseswn.

Yr hawl i wrthwynebu

Gallwch wrthwynebu i ni ddefnyddio'ch gwybodaeth, er enghraifft, preswylwyr sy'n gwrthwynebu marchnata uniongyrchol.

Hawliau mewn perthynas â gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd

Mae hyn yn berthnasol i benderfyniadau a wneir yn gyfan gwbl gan gyfrifiaduron yn hytrach na staff. Rydym yn defnyddio rhywfaint o benderfyniadau awtomataidd i benderfynu pwy sy'n gymwys i gael cynnig rhai o'n tenantiaethau ac i gefnogi ein polisïau gosod.

Os hoffech arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, os gwelwch yn dda e-bostiwch ein swyddog diogelu data.

Mae Beacon wedi penodi Paul Wood fel ei Swyddog Diogelu Data i oruchwylio cydymffurfiaeth â’r hysbysiad preifatrwydd hwn.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol, os gwelwch yn dda cysylltwch â Paul.

Mae gennych hawl i wneud cwyn ar unrhyw adeg i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth awdurdod goruchwyliol y DU.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

2il lawr, Churchill House

Ffordd Churchill

Caerdydd CF10 2HH.

(t) 0330 414 6421 (e) wales@ico.org.uk

Rydym yn cadw'r hawl i ddiweddaru'r hysbysiad preifatrwydd hwn ar unrhyw adeg. Efallai y byddwn hefyd yn eich hysbysu mewn ffyrdd eraill o bryd i'w gilydd am brosesu eich gwybodaeth bersonol.

Beth yw cwci?
Ffeiliau bach yw cwcis y mae bron pob gwefan yn eu defnyddio fel math o gof. Cânt eu storio yn eich porwr ac maent yn galluogi gwefan i 'gofio' darnau bach o wybodaeth rhwng tudalennau neu ymweliadau.

Pam mae Beacon yn defnyddio cwcis?

Rydym yn defnyddio cwcis ar wefan arllwys i'ch gwahaniaethu oddi wrth ddefnyddwyr eraill ein gwefan. Mae hyn yn ein helpu i ddarparu profiad da pan fyddwch yn defnyddio ein gwefan. Nid ydym yn defnyddio cwcis i gasglu gwybodaeth ar wahân i'r hyn a fydd yn eich helpu i ddefnyddio ein gwefan ac ni ellir eu defnyddio i'ch adnabod chi'n bersonol.

Oes rhaid i mi gydsynio i gwcis?

Na, gallwch rwystro cwcis yn y naidlen a welwch pan ymwelwch â'n gwefan neu trwy newid gosodiadau yn eich porwr gwe. Fodd bynnag, os ydych chi'n blocio cwcis efallai y bydd rhannau o'n gwefan na allwch eu cyrchu neu nad ydyn nhw'n gweithio'n iawn i chi.

Gellir darparu'r wybodaeth hon i chi trwy ddulliau eraill pe byddai'n well gennych.

Rheoliad yr Undeb Ewropeaidd yw Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yr Undeb Ewropeaidd, (“GDPR”) ac nid yw bellach yn berthnasol i'r DU.

Mae'r GDPR bellach wedi'i ymgorffori yng nghyfraith diogelu data'r DU fel GDPR y DU felly yn ymarferol nid oes llawer o newid i'r egwyddorion, hawliau a rhwymedigaethau diogelu data craidd a geir yn GDPR y DU.

Mae Deddf Diogelu Data 2018 yn parhau i fod yn berthnasol.

Bydd Beacon yn parhau i fonitro canllawiau’r ICO yn agos i sicrhau bod unrhyw ddata a drosglwyddir y tu allan i’r DU yn cael ei wneud yn briodol.